Al 25% van de Belgische bedrijven factureert elektronisch… en jij? Weldra zal het verplicht zijn!

Elektronisch… dat wil niet zeggen de email met de gekende PDF. Dat is immers een ‘gewone’ factuur, weliswaar in een digitaal jasje gestoken. De e-invoice (als we hipper willen klinken) is een gestructureerd databestand, meestal in de vorm van een .xml; een .ubl; of een .xbrl bestand.

Bedrijven die de digitaliseringsgolf wat aan zich hebben laten voorbij gaan, zullen weldra toch (verplicht) de stap moeten zetten. Vanaf 2024 mag een digitale factuur in B2B relatie niet meer geweigerd worden. Vanaf 2028 zal via Europese wetgeving de e-invoice verplicht worden. Lidstaten mogen sneller schakelen als ze wensen, en Belgiƫ lijkt daarvoor te opteren.

Naast de verplichte e-invoice, zal er ook een verplichte real-time rapportering aan vast hangen (gekend als e-reporting). Ik geef een kort (maar krachtig en toch wat tot de verbeelding sprekend voorbeeld). Je stuurt de factuur naar je klant, maar ook meteen naar de overheid. Het kan zelfs zover gaan dat de factuur maar aan je klant mag aangeboden worden na fiat van de overheid (in Frankrijk zou men die weg willen bewandelen, zo horen we in de wandelgangen). Dit wil zeggen dat de overheid een real-time blik krijgt op alle facturatiestromen tussen bedrijven. Dit kadert uiteraard in het terugdringen van de BTW fraudecaroussels.

Moet je concreet al iets ondernemen?

Je hebt nog (een beetje) tijd… maar een verwittigd man of vrouw… Wij raden aan om toch alvast een plan van aanpak klaar te hebben. Hou je ogen open voor softwareapplicaties die toelaten om elektronisch te factureren via Peppol. Yuki of Exact, onze 2 favoriete boekhoudplatformen, staan dat alvast toe.

Ook je administratiesoftware kan al best future-proof gekozen worden. De e-invoice zal immers verplichten om gedetailleerd te factureren. Gedaan dus met “diensten voor u uitgevoerd” of “verrichte werkzaamheden”. De overheid zal willen weten wat je verkochte, hoeveel stuks, wanneer geleverd, …

Conclusie

We willen je al even attenderen op de verplichte digitale factuur die op ons afkomt… woorden als e-invoice, e-reporting en Peppol mogen je stilaan vertrouwd in de oren gaan klinken. Werk je nog steeds op papier, of via excel/word/… dan wordt het toch stilaan tijd om je ogen open te houden voor een meer data-driven administratieve oplossing.

Meer informatie vind je onder andere hier terug.