Als er één punt is waar de fiscale wetgeving en de boekhoudwetgeving jammer genoeg niet helemaal gelijk lopen, dan is het wel de problematiek omtrent het bewijskrachtig bijhouden van de dagontvangsten.
Dagontvangsten zijn de door de winkelier ontvangen verkopen gedurende de dag. Vooral in kastransacties vormt het registreren van deze ontvangsten (het registreren van de verkopen) een administratief moeilijk element. De fiscus zal immers (dit in tegenstelling tot de boekhoudwetgeving) verplichten dat deze registratie op een manier gebeurt die elke vorm van manipulatie achteraf uitsluit.
Het volstaat voor de fiscus derhalve niet om op het einde van de dag uw kassaldo te tellen, en de kasopbrengsten te noteren als zijnde de ontvangsten van de dag (de bekende registratie in het dagontvangstenboek – een ingebonden register dat verplicht bij te houden is en dagelijks moet aangevuld worden). Zo kan u immers steeds, alvorens het saldo te noteren in het ingebonden register, een deel weerhouden.
Een dagontvangstenboek is verplicht, maar is op zich geen sluitend bewijs van de juistheid van de ontvangen bedragen!
Hoe moet het dan wel?
De fiscus geeft daar jammer genoeg geen antwoord op, dus zit er niet veel andes op dan de talloze rechtspraak erop na te slaan.
Het belangrijkste is om een systeem op te zetten waarbij je voldoende kan aantonen dat manipulatie onmogelijk is. Enkele voorbeelden:
- elke verkoop manueel inschrijven in een ingebonden register (dus niet enkel het dagtotaal, maar alle verkopen)
- elke verkoop noteren in een genummerd doorschrijfboekje (waarbij je origineel kan meegeven met je klant, en de doorgeschreven kopie elke individuele verkoop bevat)
- beroep doen op een kassa die werkt met dubbele telband (elke verkoop wordt getikt en geregistreerd op de dubbele telband)
- beroep doen op een digitale kassa, maar dan wel eentje met versleutelingsalgoritme
Vergeet niet dat de dagelijkse inschrijving in het ingebonden dagontvangstenregister alsnog verplicht blijft. Enkel in welbepaalde gevallen mag men dat dagontvangstenboek elektronisch bewaren.
Spijtig genoeg is daarmee de kous niet af. Meer en meer stellen we vast dat de fiscus niet enkel de registratie wil van elke verkoop, maar dat ze vaak ook een detail eist van de verkochte goederen. Dus niet enkel een registratie van de omzet wordt dan vereist, maar ook een weergave van de geleverde goederen. De rechtspraak is er zeker nog niet uit of de fiscus hiermee een extra voorwaarde aan de wet toevoegt… sommige rechters geven de fiscus gelijk; gelukkig is de meerderheid van de rechtspraak zulke strenge regelingen minder genegen.
Dat de registratie van dagontvangsten vandaag de dag zowel zelfstandige als overheid blijft beroeren, is te merken aan de nieuwe manier van fraudebestrijding. De overheid richt zich meer en meer tot leveranciers van kassa- of softwareprogramma’s om alzo de functionaliteiten van het programma te doorgronden. Meer en meer zullen we zien dat indien dergelijke software manipulatie van de omzet toelaat, men de klanten van dat systeem aan een grondigere controle zal onderwerpen.
Als tip geven we tot slot nog mee dat, zelfs indien gewerkt wordt met een electronische kassa (zonder versleutelingsalgoritme), het dagelijks centraliseren van alle ontvangsten en registratie daarvan in het dagontvangstenregister, een enorm grote troef is om een controleur alsnog van de bewijskracht van het systeem te overtuigen.
Als uitsmijter nog dit: geen enkel systeem is bewijskrachtig indien de registratie van de omzet maar zeer periodiek gebeurt. Elk systeem de naam bewijskrachtig waard, gaat uit van een onmiddellijke registratie van de gerealiseerde omzet. Uw dagontvangstenboek ‘bijwerken’ de dag voor je naar de boekhouder gaat is dus volledig uit den boze en ei zo na nutteloos.